PENGERTIAN ANGGARAN


  1. Anggaran
Definisi anggaran menurut Garriosn, Noreen, dan Brewer (2005) adalah rencana detail mengenai perolehan dan penggunaan keuangan maupun sumber daya organisasi lainnya pada periode yang telah di tentukan. Ada dua hal yang harus di cermati berkaitan dengan anggaran, pertama perencanaan mencakup pengembangan tujuan dan mempersiapkan berbagai anggaran untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan sebelumnya. Dan kedua, pengontrolan mencakup langkah-langkah yang akan di ambil pihak manajemen untuk meningkatkan kemungkinan tercapainya tujuan yang telah di tetapkan melalui kontribusi semua bagian di dalam organisasi.
Beberapa manfaat yang dapat di petik oleh organisasi yang melakukan penganggaran:
1.      Anggaran mengomunikasikan rencana manajemen ke seluruh bagian di dalam organisasi
2.      Anggaran akan memaksa manajer untuk memikirkan masa depan organisasi dan merencanakan bagaimana cara mencapainya.
3.      Proses pengaggaran akan mengalokasikan sumber daya organisasi ke seluruh bagian organisasi secara efektif dan efisien.
4.      Proses penganggaran akan meminimalisirkan terjadinya aktivitas yang kurang minimal.
5.      Anggaran akan mengoordinasi aktivitas-aktivitas di dalam organisasi dengan mengintegrasikan rencana di masing-masing bagian
6.      Anggaran akan mendefinisikan tujuan dan sasaran yang akan menjadi benchmarks dalam mengevaluasi kinerja perusahaan.
Cara Biaya Bekerja Satu Sama Lain?
Biaya atau beban perusahaan di bagi menjadi 3 kelompok:
1.      Biaya tetap adalah biaya yang secara rutin di keluarkan dan tidak terpengaruh oleh hasil produksi yang di hasilkan. Contohnya Biaya sewa, asuransi, dan pajak, karena biaya-biaya ini tidak terpengaruholeh flutuasi yang berhubungan dengan output yang dihasilkan
2.      Biaya variabel adalah hubungan yang erat dengan hasil yang di keluarkan sehingga biaya yang di keluarkan tetap. Contohnya bahan baku dan persediaan.
3.      Biaya semivariabel adalah apabila produksi meningkat, tetapi secara tidak langsung mengingkatkan hasil industri.contohnya adalah biaya sewa mesin foto kopi.
Prinsip Pembuatan Anggaran:      
Untuk memfasilitasi pembuatan anggaran dikantor administrasi, terdapat 4 hal yang patut di perhatikan:
1.      Keterlibatan karyawan dalam menyusun anggaran kantor administrasi..
2.      Anggaran harus dapat merefleksikan perkiraan dari biaya operasional.
3.      Anggaran harus disiapkan untuk keadaan di luar perkiraan.
4.      Pegawai merasa menjadi kesatuan dalam anggaran.
Teknik Perbaikan Anggaran
Ada beberapa teknik perbaikan anggaran yang dapat digunakan oleh organisasi, yaitu review periodik, review progresif, dan review bergerak. Revie periodik di gunakan waktu review yang di tentukan tergantungan pada kebutuhan perusahaan, bisa dalam satu bulan, dua bulan, atau per kuartal. Review progresif menggunakan standar waktu per enam bulan dan teknik progresif guna memperbaiki anggaran. Review bergerak mulai di gunakan, anggaran di perbaiki setiap bulan, dan satu bulan kemudian di lengkapi, termasuk satu bulan berikutnya.
  1. Zero-Based Budgeting.
 Zero-based budgeting (ZBB) merupakan pendekatan alternatif yang mengharuskan manajer untuk menyesuaikan pengeluaran yang di anggarkan. ZBB akan menjadikan seluruh pengeluaran administrasi di evaluasi setiap periode. Zero-based budgeting terdiri dari tiga langkah, yaitu:
1.   Deskripsikan setiap aktivitas administrasi perusahaan ke dalam sebuah    kelompok keputusan.
2.   Evaluasi kelompok keputusan tersebut dengan analisis cost-benefits.
3.   Alokasikan pendapatan berdasarkan penganggaran yang di butuhkan.

  1. Pengendalian Anggaran.
Pengendalian Anggaran adalah Proses yang terus menerus.  Laporan anggaran akan di gunakan secara berkala sebagai mekanisme untuk mengoordinasi, menimbang, dan mengontrol berbagai kegiatan administrasi di kantor. Detail yang di butuhkan dalam laporan anggaran tersebut akan di tentukan oleh tujuan penggunaan laporan. Karena laporan setiap departemen secara berkala digabungkan untuk menghasilkan laporan anggaran yang komprehensif, hanya sedikit detail yang mungkin akan dibandingkan tanpa adanya penggabungan anggaran.
Tujuan dasar penganggaran adalah meningkatkan keuntungan perusahaan dengan meminimalisir pengeluaran. Sebagian besar organisasi akan meraih keuntungan yang meningkat apabila penganggaran yang dilakukan cukup tepat serta teliti dan perbedaan biaya aktual dengan anggran adalah minimal.





Penyiapan Laporan Anggaran
Dalam menyiapkan laporan anggaran, beberapa hal yang perlu di perhatikan oleh manajer:
1. Situasi tertentu.
2. Ketika meenampilkan angka dalam laporan, perbandingan dasar harus di sajikan.
3. Membantu pembaca meringkaskan informasi laporan sebanyak mungkin
4. Laporan harus mengandung informasi yang dapat memberikan penjelasan.
5. Laporan harus standar
Berdasarkan sifat laporan anggaran dan penggunanya, bagian yang dapat dimasukkan adalah tujuan dari laporan, tampilan data keuangan ringkasan, kesimpulan dan rekomendasi.
Kontrol Biaya
Kontrol biaya menyangkut pengeluaran terjadi ketika kegiatan administrasi perkantoran berlangsung. Kontrol biaya diharapkan dapat menekan pengeluaran seminimal mungkin.
Daftar berikut menjelaskan beberapa hal penting dalam pengontrolan biaya:
  1. Mengembangkan standar biaya pada beberapa kegiatan administrasi perkantoran.
  2. Mengembangkan kesadaran akan biaya yang di timbulkan pada karyawan.
  3. Membantu perkembangan prosedur operasi yang efisien.
  4. Mengalokasikan biaya kegiatan administrasi perkantoran sesuai dengan fungsi yang di lakukan.
  5. Mengetahui kegiatan adminstrasi perkantoran yang tidak efisien dan mempersiapkan solusi untuk membenahinya.
Pada saat menentukan biaya kegiatan administrasi perkantoran, manajer administrasi harus memperhatikan hal-hal berikut: Jumlah kegiatan, tingkat kegiatan yang terstandarisasi, jumlah tugas yang terdapat dalam suatu operasi, efisiensi kegiatan yang di laksanakan, serta tingkat biaya kegiatan yang di laksanakan. Informasi yang di gunakan untuk menentukan biaya kegiatan administrasi perkantoran juga di gunakan untuk:
  1. Menejelasakan perbandingan biaya aktual kegiatan administrasi perkantoran dengan biaya yang telah di anggarkan.
  2. Menelaskan beberapa hal yang menyebabkan beberapa kegiatan administrasi perkantoran berjalan tidak efisien.
  3. Membantu menentukan jenis peralatan dan perlengkapan yang di butuhkan dalam kegiatan adminitrasi perkantoran.
  4. Menjelaskan prosedur alternatif apa yang paling efisien menurut biaya yang di gunakan dalam administrasi perkantoran. Misalnya, gaji dan perlengkapan di bagi menjadi biaya langsung dan tidak langsung seperti berikut:
         Gaji langsung : yang di bayarkan kepada orang yang berhubungan secara langsung dengan produksi. Contohnya: data entry, pengetikan, word prosessing, maupun sekretaris pimpinan.
         Gaji tidak langsung : yang di bayarkan kepada orang yang memungkinkan terjadinya kegiatan administrasi perkantoran, meskipun tidak secara langsung termasuk dalam kegiatan yang di maksud. Contohnya: petugas kebersihan.
         Perlengkapan langsung : yang di gunakan dalam kegiatan administrasi perkantoran. Contohnya: cartridge, printer serta kertas yang di gunakan dalam kegiatan administrasi perkantoran.
Teknik untuk Mengontrol Biaya Kegiatan Administrasi Perkantoran
Ada beberapa teknik yang dapat digunakan untuk mengontrol biaya kegiatan administrasi perkantoran, yaitu :
1.      Standar Biaya.
Dengan menetapkan standar biaya dari setiap kegiatan administrasi yang dilakukan, proses pengontrolan akan lebih mudah dilakukan oleh manajer.
2.      Studi Analisis Biaya.
Cara ini digunakan untuk memperbandingkan biaya periode saat ini dengan periode sebelumnya.
3.      Mengambil Tindakan Koreksi.
Apabila biaya aktual melebihi biaya yang telah dianggarkan, fungsi pengontrolan biaya akan sangat diperlukan untuk mengoreksi hal tersebut hingga biaya yang dikeluarkan sesuai dengan anggaran. Berikut adalah beberapa alasan biaya aktual melebihi biaya yang diperkirakan:
  • Prosedur kerja tidddak efektif;
  • Karyawan tidak dilatih secara baik untuk mengerjakan tugas yang diberikan;
  • Peralatan yang kurang berfungsi dengan baik;
  • Perlengkapan tidak memiliki kualitas yang sesuai dengan situasi;
  • Karyawan tidak mempunyai kesadaran akan biaya yang ditimbulkan;
  • Karyawan kurang memiliki motivasi untuk bekerja pada level kinerja yang diharapkan.

Mengontrol Biaya Perkantoran.
Unsur penting dari pengontrolan biaya adalah penentuan apakah biaya aktual melebihi biaya yang dianggarkan. Berikut adalah beberapa saran yang dapat diberikan:
1)         Biaya Perorangan. Karena memiliki porsi paling besar dalam biaya perkantoran, mengontrol gaji perorangan akan memberikan fleksibilitas yang lebih besar dibandingkan mengontrol biaya di area lain.
2)         Biaya Perlengkapan dan Material. Karena sebagian besar pekerjaan perkantoran menyangkut penggunaan perlengkapan, forms, dan material, biaya penggunaannya harus diperhatikan oleh Manajer Administrasi.
3)         Biaya Peralatan. Beberapa peralatan kantor yang telah dibeli oleh organisasi kurang dapat diandalkan, maka biaya perawatan menjadi tinggi.
4)         Biaya Proses Kerja. Proses kerja administrasi kantor yang dilakukan oleh organisasi tidak selalu memiliki tingkat efisien yang sama. Dalam mengembangkan proses kerja yang didesain untuk meminimalkan biaya, harus dipertimbangkan hal-hal berikut:
- Biaya kegiatan administrasi dengan proses kerja yang lancar.
- Pengontrolan biaya proses kerja harus difokuskan pada pekerjaan yang melibatkan pegawai terbanyak.
- Proses kerja yang melibatkan backtracking dan criss-crossing akan memerlukan lebih banyak biaya.

  1. Pengontrolan Biaya dengan Balanced Scorecard
Balanced Scorecard (BSC) diperkenalkan pertama kali oleh Prof. Robert S. Kaplan dan David Norton (1992) melalui Harvard Business Review yang mengintegrasikan metode pengukuran kerja yang disusun untuk mendukung pelaksanaan strategi perusahaan. Dengan menggunakan pendekatan BSC, manjer akan menerjemahkan strategi perusahaan ke dalam alat pengukuran kinerja di mana pegawai akan mudah memahami dan mampu mengimplementasikannya. 










DAFTAR PUSTAKA
Sukoco, Badri M. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga.


Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

PENDEKATAN OTORITER, INTIMIDASI, PERMITIF, BUKU MASAK DALAM MANAJEMEN KELAS

1. Pendekatan O toriter Pendekatan otoriter memandang bahwa manajemen kelas sebagai suatu pendekatan pengendalian perilaku peserta didik oleh guru. Pendekatan ini menempatkan guru dalam peranan menciptakan dan memelihara ketertiban dikelas dengan menggunakan strategi pengendalian. Tujuan guru yang utama ialah mengendalikan perilaku peserta didik. Guru bertanggung jawab mengendalikan perilaku peserta didik karna gurulah  paling mengetahui dan berurusan dengan peserta didik. Tugas ini dilakukan guru dengan menciptakan dan menjalankan peraturan dan hukuman.  Guru otoriter bertindak untuk kepentingan peserta didik yang menerapkan disiplin yang tegas. Pendekatan otoriter menawarkan lima strategi yang dapat diterapkan dalam manajemen kelas yaitu : a.  menciptakan dan menegakkan peraturan adalah kegiatan guru menggariskan pembatasan-pembatasan dengan memberitahukan kepada peserta didik apa yang diharapkan dan mengapa hal tersebut diperlukan. Dengan demikian, kegiatan me...
Baca selengkapnya

ANALISIS BIAYA DAN MANFAAT PENDIDIKAN

A.       Pengertian Analisis Biaya dan Manfaat Pendidikan Secara umum, CBA (Cost Benefit Analysis) atau analisis biaya manfaat adalah pendekatan untuk rekomendasi kebijakan yang memungkinkan analis membandingkan dan menganjurkan suatu kebijakan dengan cara menghitung total biaya dalam bentuk uang dan total keuntungan dalam bentuk uang (Dunn, 2003:447). Awal perkembangan  analisis biaya manfaat (CBA) mulai familiar ketika menjadi klausul dalam Undang – Undang Pengendalian Banjir AS (US Flood Control Act) tahun 1936. CBA berkembang sebagai landasan teoritis ilmu ekonomi kesejahteraan, terutama konsep ilmu kesejahteraan yang mengutamakan efisiensi (Pearce, 2008: 181).  CBA saat ini merupakan teknik mapan yang banyak digunakan dalam pemerintahan maupun organisasi internasional. Meskipun tertentu yang mendasari konsep teknik berasal dari Eropa pada 1840-an, penggunaan CBA di lingkungan ekonomi merupakan model implementasi yang tergolong baru. Implementas...
Baca selengkapnya

PENDEKATAN EKLETIK DAN PRULALISTIK DALAM MANAJEMEN KELAS

1.       Pendektan Ekletik Wilford A.Weber menyatakan bahwa pendekatan dengan cara menggabungkan semua aspek terbaik dari berbagai pendekatan manajemen kelas untuk menciptakan suatu kebulatan, atau suatu keselurahan yang bermakna , yang secara filosofis, teoritis, dan/atau psikologis di nilai benar, yang bagi guru merupakan sumber pemilihan perilaku pengelolaan tertentu yang sesuai dengan situasi di sebut dengan pendekatan ekletik. (Wilford A. Weber,1986) dua syarat yang perlu di kuasai oleh  guru dalam menerapkan pendekatan ekletik yaitu: 1.       Menguasai pendekatan-pendekatan manajemen kelas, yang potensial seperti pendekatan pengubahan perilaku, penciptaan iklim sosio-emosional, proses kelompok, dan 2.       Dapat memilih pendeketan yang tepat daan melaksanakan prosedur yang sesuai dengan baik dalam masalah manajemen kelas ( M. Entang dan T. Raka Joni, 1983:43) Simpulannya adalah bahwa kemam...
Baca selengkapnya